外の仕事も、棚に載る。下見して、段取りして、任せて、確かめる
外の仕事も、下見して、段取りして、任せて、確かめる。この四つの箱に、ぜんぶ入りました。
ごろは、外でいろいろな仕事を覚えてきました。登壇の準備、会の運営、フォルダの会社の回し方。では、これらの外の仕事を進めるとき、ごろが使っている型は、次のどっちだと思いますか。
- A. 外の仕事には、外の仕事用の新しいやり方がある
- B. 家の中でやってきたのと、同じやり方でいい
答えは、この話のいちばん下にあります。
外で覚えた仕事も、家の中と同じ型で棚に載せられる、と分かります。新しいことを覚え直さなくていい、と腑に落ちます。
外の仕事は、なんだか特別に見えます。人前でしゃべるのも、会をひらくのも、家でゴロゴロしていたころには考えもしなかったことです。だから、外の仕事には外の仕事用の、もっと立派なやり方があるにちがいない、と身構えてしまう。ごろも、玄関を出たばかりのころは、そう思っていました。
でも、外の仕事をひとつずつ棚に載せてみると、不思議なことに気づきます。載せる棚は、いつもの棚でした。
登壇の準備を思い出してみます。まず、どんな人が来るのかを下見する。話す順番を段取りする。スライドの下書きは相棒に任せる。できあがったものを、自分の目で確かめる。会の運営もそうです。何人来るかを下見して、当日の流れを段取りして、案内文の下書きは任せて、送る前に自分で確かめる。フォルダの会社の回し方も、同じでした。どの部署に何を置くかを下見して、部下への頼み方を段取りして、作業は任せて、上がってきたものを確かめる。
外の仕事も、下見して、段取りして、任せて、確かめる。この四つの箱に、ぜんぶ入りました。 箱の名前は、家の中でずっと使ってきたものです。外だからといって、新しい箱を買い足す必要はありませんでした。
これは、心強いことです。外の仕事が増えても、覚えることは増えない。増えるのは、同じ型に載せる中身だけ。だから、ごろは外に出ても、そんなに疲れませんでした。やり方を切り替えていないからです。
ごろは、はじめての登壇を控えた日、相棒にこう頼みました。
「来週、はじめて人前で話します。聞きに来るのは、まだAIを使っていない人たちです。話す時間は20分。まず、話す順番の下書きだけ作ってください。中身はあとで自分で入れます。」
ごろのとなりで、話の骨組みが出てきました。つかみ、本題を三つ、締め。ごろはそれを見て、いつもの登壇準備と、家でスライドの下書きを頼んだときと、まったく同じ手ざわりだと気づきます。下見して(誰が来るか)、段取りして(話す順番)、任せて(骨組みの下書き)、確かめる(中身は自分で)。外の仕事なのに、いつもの四つの箱でした。
ごろは、ちょっと拍子抜けして、それから安心しました。外に出ても、やることは変わらない。ただ、載せる中身が、家のことから外のことに変わっただけでした。
はじめの一歩- どこで: いつものチャット画面で。外の仕事でも、入口は同じです。
- どうやって: これから受ける外の仕事を、「下見・段取り・任せる・確かめる」の四つに、いったん分けてみる。
- きっかけ: 外の仕事を頼まれて身構えたとき。「これ、いつもの四つの箱に入るかな」と一度考えてみる。
はじめの一歩あせらず、ゴロゴロ。
はじめての外の仕事は、勉強会での短い登壇でした。ごろの手元には、話す題材だけがあって、話す順番はまだ何もありませんでした。相棒に渡す前の、頭の中はこんな状態です。
・伝えたいこと: めんどくさがりでもAIは使える
・聞き手: まだ使ってない人が多い
・持ち時間: 20分
・話す順番: まだない
画面で見えること話の順番が、時間の札つきで、上から下に並びました。
ごろは、これを見て、いちど得意げにうなずきました。ところが、本題の三つを声に出して読んでみると、二つめと三つめが、聞き手にはまだ早いことに気づきます。まだ使っていない人に、いきなり「自動で終わる話」は、遠すぎたのです。ここは、下見のやり直しでした。聞き手が誰かを、もう一度きちんと見る。
画面で見えること三つめの本題だけが、別の内容に入れ替わりました。
直したあとの、話の順番はこうなりました。
つかみ 自分もめんどくさがりだった
本題1 話しかけるだけでいい
本題2 失敗しても、戻せる
本題3 帰って、最初の一回をどう始めるか(差し替え済)
締め 今日、一つだけ試すことを決める一回目はズレました。ズレたのは、下見が足りなかったからです。聞き手を見直したら、順番はちゃんと直りました。ズレたら、四つの箱のどれが足りなかったかを見る。ここでは、いちばん最初の「下見」でした。
この日はこう返ってきました。頼み方が同じでも、出てくる骨組みの中身は、毎回すこし違います。
受ける外の仕事を、まず「下見・段取り・任せる・確かめる」の四つに分ける
こうした方がいい外の仕事だからと構えず、いつもの四つの箱に載せてみる
ごろはこうしてみた登壇を、聞き手の下見と話す順番の段取りに、まず分けた。
下見のところで、相手が誰かをきちんと見る
こうした方がいい外の仕事はこの下見でつまずきやすい。相手を取り違えると全部ずれる
ごろはこうしてみた「まだ使っていない人」の下見を、最初は雑にやってズレた。
段取り(順番・骨組み)の下書きだけを、先に相棒に任せる
こうした方がいい中身より先に、順番だけ作らせると、全体が見える
ごろはこうしてみた中身は入れず、時間の札つきの骨組みだけ頼んだ。
できた骨組みを、声に出して確かめる
こうした方がいい目で読むより、口に出すと、遠すぎる話に気づける
ごろはこうしてみた声に出して読んで、本題3が遠すぎると気づいた。
ズレた箱だけを、やり直す
こうした方がいい全部やり直さず、足りなかった箱(たいてい下見)だけ戻す
ごろはこうしてみた下見をやり直し、本題3だけ差し替えた。
外の仕事が「下見・段取り・任せる・確かめる」の四つに、無理なく分かれていれば成功です。ズレたときに「どの箱が足りなかったか」を一つ指させれば、型が身についている証拠です。
答えタップして答え合わせ
B。 外の仕事も、家の中でやってきたのと同じ型で載せられます。
下見して、段取りして、任せて、確かめる。この四つは、外に出ても変わりませんでした。だから、新しいやり方を覚え直す必要はありません。増えるのは、載せる中身だけです。
増補もっと知りたい人へ (3)
なぜ、外の仕事まで、家の中と同じ四つの箱に載るのでしょうか。この四つが「仕事の種類」ではなく「仕事の進め方」を分けているからです。下見・段取り・任せる・確かめる、は、料理でも、登壇でも、会の運営でも、順番が変わりません。中身がどれだけ違っても、進め方の骨は同じ。だから、新しい種類の仕事が増えても、覚え直すことはありませんでした。
そして、外の仕事でとくに効くのが、いちばん最初の「下見」です。家の中の仕事は、相手がたいてい自分ひとりなので、下見を飛ばしても、そんなに大きくはズレません。でも、外の仕事は相手がいます。聞き手、参加者、頼んできた人。この相手を取り違えると、あとの段取りも、任せ方も、確かめ方も、まとめてズレます。ごろが登壇の骨組みでつまずいたのも、下見の段でした。外に出たら、最初の下見に、いつもより少しだけ時間をかける。それだけで、あとの三つがぐっと楽になります。
来月、地域の集まりで15分のミニ講座を頼まれました。聞き手はスマホは使えるけれどAIは未経験の年配の方が中心です。まず、話す順番の骨組みだけ作ってください。中身は自分で入れます。
小さなオンライン勉強会を主催します。参加は10人くらいの見込みです。当日の流れ(受付・本編・質疑・振り返り)の段取りの下書きを、時間配分つきで作ってください。案内文はあとで別に頼みます。
自分のフォルダの会社に「広報部」を新しく作ろうと思います。何を置く部署にするか、どんな頼み方をする部署にするか、下見のための問いを5つ、先に出してください。決めるのは自分です。
取材を受けることになりました。話す内容の下見として、想定される質問を10個、やさしい順に並べてください。答えは自分で考えます。
（医療者向け・ダミーデータ前提）院内の勉強会で若手にAIの使い方を紹介します。話す順番の骨組みだけ作ってください。事例はすべて仮のダミーで、患者情報は一切扱いません。
つまずき集- 症状: 外の仕事を前に、新しいやり方を覚えなきゃと身構えて動けない。原因: 外の仕事を特別扱いしている。一手: いつもの「下見・段取り・任せる・確かめる」の四つに、まず分けてみます。たいてい、そのまま載ります。
- 症状: 準備したのに、当日ぜんぶが噛み合わなかった。原因: 下見を飛ばして、相手を取り違えた。一手: 外の仕事は最初の下見に時間をかけます。相手が誰かを、先にきちんと見ます。
- 症状: 相棒に任せた下書きが、なんだか自分の言葉に思えない。原因: 確かめの段を飛ばした。一手: できたものを声に出して読み、遠い言葉や自分らしくない言い回しを、自分の手で直します。
- 症状: 外の仕事が増えて、覚えることが多すぎて疲れた。原因: 中身を覚えようとしている。一手: 覚えるのは四つの箱だけ、と割り切ります。増えるのは中身で、やり方は増えません。
