長い資料を1枚にまとめる
まとめは、元に戻って確かめられる形が良いまとめ。
この節は、相棒(第2部)が要ります。
長い資料を、戻って確かめられる一枚にまとめられるようになります。
短いほうが良いまとめだ、と思っていませんか。じつは、ちがいます。まとめは、元に戻って確かめられる形が良いまとめ。 どこから取ったか分かれば、気になったところだけ、自分で元を読み直せます。Aの三行は、たしかに読みやすい。でも、本当にそう書いてあったのか、確かめようがありません。長い物を短くするときこそ、元とのひもを切らないのがコツです。これは、幕間C1で握った「鵜呑みにしない」を、実際にやってみる節でもあります。
コツは、順番にあります。まず「短くして」の前に「何のために」を言う。全体像を掴みたいのか、決まったことだけ知りたいのか、人に説明したいのか。目的でまとめ方は変わります。目的を一言足すだけで、返ってくるものが、ぐっと自分に寄ります。
次に、いきなり要約させず、先に「見出しを付けて」と頼みます。だらだら長い資料も、内容ごとに見出しが立つと、地図のように全体が見える。要約より先に、地図を作る発想です。
会議の議事録なら、もっと便利な頼み方があります。「決まったこと・宿題・保留」の三つに分けさせるのです。とくに宿題は「誰が、何を、いつまでに」まで拾わせると、そのまま使える議事録になります。だらだらした会話の記録が、明日から動ける段取りに変わります。
そして最後に、要点が揃ったところで「A4・一枚に収まる形で」と頼む。配るのも、あとで見返すのも、一気にラクになります。寝転がったまま、電話帳が一枚になるのです。
◆ 実演
ごろの一言はこうでした。「この議事録を読んで、A4・一枚にまとめて。『決まったこと・宿題(誰が何をいつまで)・保留』の三つに分けて。各項目に、元の該当箇所も書いて」。
相棒が読み込んで、報告します。「まとめました。決定が四件、宿題が三件、担当と期限つきです。保留が二件。各項目に、元のどの段落から取ったかを添えてあります」。あとでごろが「この宿題、本当にそう決まった?」と気になったときは、添えられた場所を開けば、すぐに確かめられました。
◆ はじめの一歩
- どこで: 手元にある一番長い資料一本。マニュアル・議事録・説明書・PDF、どれでも。
- どうやって: 「何のためのまとめか」と「元の場所も残して」の二つを添える。
- きっかけ: 会議の直後、記憶が新しいうちに議事録を投げてみる。
一枚にできると、荷物がぐっと軽くなります。あせらず、ゴロゴロ。
三十ページのマニュアルを「三行に要約して」と頼んだら、相棒が返してくれました。さて、次のどちらの使い方が、あなたを守るでしょう。
- A 読みやすいから、そのまま信じて仕事に使う
- B 「元の何ページ目から取ったか、各行に付けて」と頼み直してから使う
ごろの手元にあったのは、先週の打ち合わせの議事録でした。だらだらと話した順に書かれていて、読み返す気になれません。まず、こう頼みました。
画面で見えることきれいな三行が返ってきている。読みやすい。
読みやすいのですが、ごろは手が止まりました。「予算は追加で確保する方向」なんて、本当にそう決まったのか、この三行からは確かめようがありません。あとで誰かに「そう書いてあった?」と聞かれたら、答えに詰まります。そこで頼み直します。
画面で見えること三つの見出しの下に箇条書きが並び、各行のうしろに小さく元の場所が添えられている。
できあがりは、こんな形でした(中身はダミーです)。
【決まったこと】
- 新企画は来月開始 …(元: 冒頭のやりとり)
- 予算は「保留」であって未決 …(元: 中盤/ごろの一回目の要約は誤り)
【宿題(誰が・何を・いつまで)】
- Aさん: 企画案を来週金曜まで …(元: 中盤)
- Bさん: 見積もりを月末まで …(元: 後半)
【保留】
- 予算の追加分 …(元: 中盤で「持ち帰り」と発言)ここでごろは、はっとしました。一回目に「予算は追加で確保する方向」と読んだのは、じつは早とちりだったのです。元をたどれる形にしたら、それは「保留」で、決定ではありませんでした。元に戻れる形にしたから、自分の早とちりに気づけたのです。この日はこう返ってきました。決定や宿題の件数は、資料によって毎回違います。
手元でいちばん長い資料を一本選ぶ
こうした方がいいマニュアルより、決定が絡む議事録のほうが「元に戻れる」効き目が分かる
ごろはこうしてみた先週の打ち合わせ議事録で試した
いきなり「短く」で終わらせない
こうした方がいい三行要約は読みやすいが、元と照らせず信じてよいか分からない
ごろはこうしてみた一度「三行に」で頼み、確かめようがなくて手が止まった
目的と分類を指定する
こうした方がいい議事録なら「決まったこと・宿題・保留」に分けると、そのまま動ける
ごろはこうしてみた三分類を指定したら、話した順の記録が段取りに変わった
「元の該当箇所も書いて」を必ず添える
こうした方がいい各項目に元の場所が付くと、気になった一点だけ読み直せる
ごろはこうしてみた「予算」の行を元までたどり、自分の早とちりに気づけた
宿題は「誰が・何を・いつまで」まで拾わせる
こうした方がいい担当と期限が入ると、読んだ人がすぐ動ける
ごろはこうしてみた宿題三件すべてに担当と期限がついた
二つです。各要点のうしろに、元のどこから取ったかが添えられていること。そして、気になった一点を、その印から実際に元へたどれること。この二つができれば、そのまとめは人に見せても大丈夫です。
答えタップして答え合わせ
B。三行要約は読みやすい。
でも、本当にそう書いてあったのかを確かめる手がかりがありません。「元の場所も書いて」と頼むと、気になった一点だけ読み直せます。どこから取ったか分からない要約は、信じているのではなく、賭けているのです。
あなたの番3分そのまま使える文例です。コピーして、自分の言葉に少し変えて使ってみてください。
この議事録を読んで、A4一枚にまとめて。「決まったこと・宿題(誰が何をいつまで)・保留」の三つに分けて。各項目に、元の該当箇所も書いて。
この三十ページのマニュアルに、まず内容ごとの見出しを付けて。要約はその後で頼むから、今は地図だけ作って。
増補もっと知りたい人へ (3)
短いほうが良いまとめだ、という思い込みは、どこから来るのでしょう。おそらく、私たちが学校で「要点を三つに絞りなさい」と習ってきたからです。でも、まとめの本当の値打ちは、短さではありません。元に戻って確かめられるかどうかです。三行にきれいにまとまった要約は、読むのは速い。けれど「本当にそう書いてあったのか」を確かめる手がかりがないと、それを人に伝えるときに不安が残ります。とくに、後で責任が問われるような資料では、この不安は無視できません。だから、要点ごとに「元の何ページ・どの見出しから取ったか」を残させる。気になった一点だけ、自分で元を開いて読み直せます。もう一つ、順番にもコツがあります。いきなり「短くして」ではなく、先に「見出しを付けて」と頼む。だらだら長い資料も、内容ごとに見出しが立つと、地図のように全体が見えます。地図が見えてから要約すると、大事な骨が抜け落ちにくい。会議の議事録なら「決まったこと・宿題・保留」の三つに振り分けさせると、そのまま動ける段取りに変わります。とくに宿題は「誰が・何を・いつまでに」まで拾わせると、読んだ人がすぐ動けます。まとめとは、情報を減らす作業ではなく、元とのひもを切らずに見通しを良くする作業なのです。
この議事録を読んで、A4一枚にまとめて。「決まったこと・宿題(誰が何をいつまで)・保留」の三つに分けて。各項目に、元の該当箇所も書いて。
この三十ページのマニュアルに、まず内容ごとの見出しを付けて。要約はその後で頼むから、今は地図だけ作って。
このPDFを「全体像を掴みたい」目的で三行にまとめて。それぞれ、元の何ページから取ったかを付けて。
この長いメールのやりとりを、時系列で「何が決まって・何が保留か」に整理して。私が返信すべきことがあれば、最後に一覧で。
(医療者向け・ダミーデータ前提)この学会抄録集を、演題ごとに「テーマ・結論・元のページ」の三点で一覧にして。気になった演題だけ後で原文を読みたい。
つまずき集- 症状: 要約はきれいだが、元と照らせなくて使いにくい。原因: 元ページのひもづけを頼んでいない。一手: 「各項目に元の該当箇所も書いて」を必ず添える。
- 症状: 大事な点が要約から抜け落ちた。原因: いきなり短くさせた。一手: 先に「見出しを付けて」で地図を作ってから要約する。
- 症状: 議事録が「話した順」のままで、使えない。原因: 分類を指定していない。一手: 「決まったこと・宿題・保留」の三分類を指定する。
- 症状: 宿題は出たが、誰がやるのか分からない。原因: 担当と期限を拾わせていない。一手: 「誰が・何を・いつまでに、まで拾って」と足す。
